Mình có một nhược điểm là khá lười trong việc tổng hợp thông tin và diễn giải lại, vì đối với mình bộ não là nơi để sinh ra ý tưởng chứ không phải để lưu trữ xử lý thông tin. Do đó, mình nghĩ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế của bản thân khi ứng dụng phương pháp PARA sẽ hợp lý hơn. Về chi tiết phương pháp này là gì, mình sẽ để các đường link mình đã từng tìm hiểu ở phần cuối bài.

Tình trạng trước khi biết đến PARA

Trước đây, mình là một người bừa bộn đúng nghĩa (trên phương diện quản lý file). Nhiều người hỏi xin tài liệu nhưng mình chẳng nhớ nó nằm ở đâu, thậm chí có khi còn xóa mất lúc nào không hay.

Có những kiến thức rất thú vị đã từng cất công tìm hiểu nhưng sau đó không thể lục lại được hoặc không ghi chú cẩn thận, khiến mình rất tiếc nuối. Hơn nữa, đầu óc mình lúc nào cũng nhảy từ việc này sang việc khác vì sợ quên, dẫn đến khó tập trung và trớ trêu là lại càng dễ quên hơn.

Thế là mình quyết tâm phải tìm một phương pháp quản lý dữ liệu khoa học để giải phóng não bộ cho những việc quan trọng khác.

Ưu điểm của PARA đối với cá nhân mình

Khi áp dụng PARA, mình chỉ đơn giản là "quăng" hết mọi thứ vào hệ thống, sau đó chỉ tập trung vào mục Projects. Cần file gì thì trích từ Areas, có kiến thức gì hay thì bỏ vào Resources. Workflow nôm na là vậy, và hiệu suất công việc thực sự đã tăng lên rõ rệt:

  • Biết chính xác file của mình ở đâu: Tập được thói quen có trách nhiệm hơn với từng tài liệu lưu trữ (thỉnh thoảng mở lại ngắm nghía cũng thấy vui vui).
  • Biết mỗi ngày mình phải làm gì, ưu tiên việc nào trước: Có lần mình thi 3–4 môn trong một tuần. Vì không biết sắp xếp dự án, mình cứ học môn này lại nghĩ đến môn kia, kết quả là môn nào cũng "nát".
  • Ghi lại được những ý tưởng tuyệt vời để thực hiện sau này: Bạn có công nhận rằng những lúc stress, đầu óc chúng ta lại hay nảy ra những ý tưởng hay ho hoặc điên rồ không? Mình thì vô số kể, nhưng rồi lại quên béng hoặc trì hoãn, thành ra mất luôn cơ hội thực hiện. Giờ đây, cứ có ý tưởng gì là mình lập tức ghi lại bằng Google Keep hoặc Apple Notes, không thì chỉ có nước ngồi tiếc!

Trải nghiệm với các ứng dụng ghi chú

1. Apple Notes

Đối với mình, Apple Notes siêu tuyệt vời, không phải chỉ là PR từ các YouTuber đâu.

  • Ưu điểm: Capture (ghi nhận) mọi thứ cực kỳ nhanh, lưu lại ý tưởng tức thì. Có thông tin gì mới trên lớp hay ở bệnh viện/trường học mà đang lười, mình chỉ cần "add" nhanh vào rồi tối về xử lý sau. Chính vì nó mà mình sẵn sàng trả 19k/tháng để đăng ký iCloud. Mình cũng từng thử triển khai PARA trên này và rất thích vì sự đơn giản, không cồng kềnh như các app khác (cũng gắn bó được 3 tháng đấy).
  • Nhược điểm: Không thể xuất (export) ghi chú ra ngoài linh hoạt và bị phụ thuộc hoàn toàn vào hệ sinh thái Apple. Vì vậy, hiện tại mình chỉ dùng Apple Notes như một công cụ Capture nhanh.

2. Notion

Mình đã dùng Notion được 1 năm và template của mình cũng từng được xây dựng dựa trên phương pháp PARA.

  • Ưu điểm: Giao diện trực quan, dễ liên kết thông tin thông qua các database quan hệ. Tính năng toggle (ẩn/hiện thông tin) cũng hỗ trợ việc active recall khi học bài khá tốt.
  • Nhược điểm: Đối với mình, nhược điểm lớn nhất lại chính là việc quá tự do sắp xếp thông tin. Đôi khi mình quá sa đà vào việc trang trí, sắp xếp dashboard sao cho đẹp mà quên mất mục tiêu chính là học. Ngoài ra, Notion không có tính năng xem trước file trực tiếp (file preview). Mỗi lần cần xem tài liệu đính kèm là phải tải về hoặc bị chuyển hướng sang tab khác, khá bất tiện.

Lưu ý: Đây chỉ là trải nghiệm cá nhân của mình (một người có phong cách ghi chú lai tạp), không đại diện cho các bạn theo phong cách "thủ thư" (những người rất hợp với sự ngăn nắp và cấu trúc của Notion).

3. Google Keep & Google Drive

Hiện tại, mình đang dùng bộ đôi Keep và Drive để ứng dụng PARA. Lý do thì nhiều vô kể, có lẽ phải hẹn vài ly cà phê thì mình mới tâm sự hết được :3.

So sánh các phong cách ghi chú

Mỗi người có một cách tư duy và tiếp cận thông tin khác nhau. Dưới đây là sơ đồ so sánh 5 phong cách tổ chức ghi chú phổ biến:

So sánh các phong cách ghi chú: Random mess, Daily Notes, Content First, Topic First và Action First (PARA)

  1. Random mess: Ghi chép ngẫu hứng, rời rạc khắp nơi và hoàn toàn dựa vào công cụ tìm kiếm khi cần.
  2. Daily Notes First: Mọi thứ được ghi nhận tuần tự theo nhật ký ngày (Daily Log).
  3. Content First (Atomic): Phong cách kết nối ý tưởng nguyên tử, tạo mạng lưới tri thức liên kết đa chiều.
  4. Topic First (Zettelkasten / MOC): Phân loại theo chủ đề, danh mục lớn và bản đồ nội dung (Maps of Content).
  5. Action First (PARA): Tổ chức theo mức độ hành động và ngữ cảnh sử dụng thực tế (Projects, Areas, Resources, Archives).

Đã có bản tiếng Việt

Cuốn sách chính thức về phương pháp này đã được phát hành tại Việt Nam với tựa đề "The PARA Method — Phương pháp tổ chức thông tin trong công việc" của tác giả Tiago Forte. Mình có mua sách giấy về đọc để hiểu sâu hơn nguyên lý gốc và ủng hộ tác giả.

The PARA Method - Phương pháp tổ chức thông tin trong công việc (Tiago Forte)

Các video về phương pháp PARA nên xem

Dưới đây là danh sách những video chất lượng về phương pháp PARA mà bạn nên tham khảo:

  1. Organize Your ENTIRE Digital Life in Seconds (The PARA Method)
  2. Too Many Projects? The 10-to-15 Rule Will Save You!
  3. Master Your Week: The PARA Method for Ultimate Productivity
  4. PARA in Apple Notes: Organize Everything the Easy Way!
  5. Ali Abdaal's $3M YouTube Second Brain REVEALED!
  6. How I Organized My Entire Life Using Just Apple Notes
📊 Xem Bảng Tổng Hợp Video Trên Google Sheets

Để tìm hiểu sâu hơn về lý thuyết và cách thiết lập hệ thống, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau: